Privacyverklaring

1. Inleiding

Boels Zanders NV verwerkt dagelijks informatie over personen. Boels Zanders NV houdt zich daarbij aan de wet. Boels Zanders NV respecteert de privacy van de personen over wie zij informatie ontvangt en behandelt de informatie strikt vertrouwelijk. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens Boels Zanders NV verwerkt en voor welke doeleinden. Wij raden u aan om deze privacyverklaring zorgvuldig te lezen.

Boels Zanders NV (hierna: Boels Zanders), gevestigd aan Aziëlaan 22 te 6199 AG Maastricht, KvK-nummer 14087235, e-mailadres [email protected], is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking en opslag van uw persoonsgegevens. Indien u vragen heeft over de inhoud van de privacyverklaring, kunt u zich wenden tot onze marketing afdeling.

2. Persoonsgegevens

Boels Zanders verwerkt verschillende soorten persoonsgegevens, voor verschillende doeleinden. Hierna wordt toegelicht welke persoonsgegevens en doeleinden dat zijn.

Dienstverlening

Om onze diensten te kunnen verlenen hebben wij uw naam en contactgegevens nodig. Daarnaast dienen wij u, op grond van de wet en onze gedragsregels, te identificeren aan de hand van een geldig legitimatiebewijs. Afhankelijk van waar onze dienstverlening inhoudelijk op ziet, hebben wij wellicht aanvullende persoonsgegevens nodig. Boels Zanders zal echter nooit meer persoonsgegevens vragen dan strikt noodzakelijk. Wanneer dat nodig is voor onze dienstverlening verstrekken wij uw persoonsgegevens aan derden.

Faillissementen

Indien wij tot curator in een faillissement benoemd zijn verwerken wij in het kader van de afhandeling van een faillissement persoonsgegevens, bijvoorbeeld om met werknemers en crediteuren te kunnen communiceren, dienstverbanden te kunnen beëindigen en afhandelen, etc. Wij verzamelen en verwerken deze gegevens ook deels via onze faillissementenportal via www.boelszanders-faillissementen.nl. Voor zover noodzakelijk in verband met wettelijke plichten worden deze persoonsgegevens ook met derden, zoals de rechtbank, UWV etc. gedeeld.

Intake en WWFT

Om aan onze wettelijke verplichtingen (Advocatenwet, WWFT etc.) ten aanzien van het identificeren van onze cliënten te voldoen verwerken wij gegevens als naam, adres en contactgegevens en indien er aard (WWFT dossiers) en/of inhoud van de werkzaamheden hierom vraagt verwerken wij ook nadere persoonsgegevens, zoals geboortedatum, BSN nummer en kopie paspoort. Wij verzamelen en verwerken deze gegevens ook deels via RegLab.

Video’s

Het is mogelijk om op onze website video’s te bekijken, zoals de video van onze webinars. Hoewel de video direct op de website wordt afgespeeld, hebben wij de video’s bij twee professionele videoplatforms opgeslagen, zijnde Youtube of Webinargeek. Indien u de video bekijkt, wordt er automatisch verbinding gemaakt met Youtube of WebinargeekYoutube of Webinargeek kan vervolgens cookies op uw device plaatsen die nodig zijn voor het afspelen van de video.

Digitale toegang

Boels Zanders biedt de mogelijkheid om gebruik te maken van de clientportal van Boels Zanders of een digitale dataroom, waarbij Boels Zanders de opdrachtgever en door de opdrachtgever aangegeven partijen via een online portal toegang biedt tot vooraf afgestemde (dossier)informatie. Om deze digitale toegang tot stand te kunnen brengen, zal Boels Zanders een uitnodiging sturen naar de door u aangegeven emailadressen, waarmee toegang tot en inzage wordt verkregen in de (dossier)informatie.

(Direct) Marketing

Voor het verkrijgen van nieuwe opdrachten verzamelen wij commercieel interessante informatie over bedrijven, zoals de positie van een bedrijf in de markt, de mogelijke (verdere) interesse van het bedrijf in onze diensten en de personen binnen het bedrijf met wie wij in contact willen komen, of zijn gekomen. Van die personen verzamelen wij contactgegevens, notities op basis van (telefoon)gesprekken en bezoekverslagen. Soortgelijke informatie verzamelen wij over (potentiële) leveranciers. Deze informatie wordt zorgvuldig geordend en opgeslagen in een database die alleen voor geautoriseerde werknemers toegankelijk is. Wij doen dit op grond van ons gerechtvaardigde bedrijfsbelang.

Om onze website beter te laten aansluiten op het zoekgedrag van de individuele bezoeker maken wij gebruik van machine learning. Hiermee bundelen wij informatie zoals persoonsgegevens, contactgegevens, bedrijfsgegevens, demografische gegevens, social media gegevens, zoekgedrag en klikgedrag (conversie) op de website.

Social media

Boels Zanders is op verschillende sociale media te vinden, zoals op LinkedIn, Twitter, Instagram en Facebook. Wij kunnen uw persoonsgegevens gebruiken wanneer u functies op onze websites gebruikt. Indien een dergelijke functie door u wordt gebruikt kunnen wij uw persoonsgegevens verkrijgen via onze sociale media in kwestie.

Daarnaast staat er een link naar de persoonlijke LinkedIn pagina van onze advocaten op de website. Zodra u op een dergelijke link klikt, plaatst LinkedIn cookies, waardoor LinkedIn uw persoonsgegevens kan ontvangen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan uw IP-adres. Wij verwijzen naar de privacyverklaring van LinkedIn, waarin wordt uitgelegd welke persoonsgegevens zij verzamelen.

Sollicitatieprocedure

Boels Zanders verzamelt en verwerkt gegevens van sollicitanten door middel van persoonlijke contacten, per post, per e-mail en/of telefoongesprekken. Wij verzamelen onder andere de naam, het geslacht, contactgegevens, motivatiebrieven, informatie over het opleidingsniveau en de arbeidsgeschiedenis van de sollicitant. Deze gegevens zijn relevant voor het doorlopen van de sollicitatieprocedure en zullen uiterlijk 4 weken na afloop van de procedure worden verwijderd. Indien u daarvoor toestemming geeft kan Boels Zanders uw persoonsgegevens langer opslaan in haar administratie, zodat in de toekomst eventueel wederom contact met u kan worden opgenomen.

Werknemers

Boels Zanders verwerkt ook persoonsgegevens van werknemers, in het kader van de arbeidsovereenkomst en op basis van wettelijke grondslagen. Voor informatie over de verwerking van persoonsgegevens van werknemers, wordt verwezen naar het personeelshandboek.

Nieuwsbrief

Via onze website kunt u zich inschrijven voor onze nieuwsbrieven. Door middel van de nieuwsbrieven informeren wij u over actuele ontwikkelingen binnen diverse rechtsgebieden en door ons te organiseren bijeenkomsten en activiteiten. Voor het verzenden van onze nieuwsbrief hebben wij uw e-mailadres alsmede uw voor- en achternaam nodig. U kunt bij inschrijving voor de nieuwsbrief aangegeven over welke onderwerpen u geïnformeerd wenst te worden.

3. Ontvanger

Wij delen uw persoonsgegevens niet met bedrijven, organisaties en individuen buiten Boels Zanders, behalve in een van de volgende omstandigheden.

Uitvoering van een overeenkomst

Verstrekking van uw persoonsgegevens aan derde organisaties is toelaatbaar wanneer dit noodzakelijk is om onze contractuele verplichtingen jegens u na te komen. Onderdeel hiervan is bijvoorbeeld het opstarten en voeren van procedures. Daarnaast geven we uw gegevens door aan de postbezorger/koerier om indien nodig documenten bij u te bezorgen.

Met uw toestemming

Met uw toestemming kunnen wij uw persoonsgegevens aan andere partijen doorgeven. De toestemming geldt alleen als duidelijk is waar u uw toestemming voor geeft en wat de gevolgen daarvan zijn.

Voor externe verwerking

We verstrekken persoonsgegevens aan onze partners zodat ze gegevens voor ons kunnen verwerken, op basis van onze instructies en in overeenstemming met ons privacy beleid en andere passende vertrouwelijkheids- en beveiligingsmaatregelen. Onder onze partners verstaan wij onder meer onze IT-leveranciers, websitebeheerder, de beheerder van het CRM-systeem en de Stichting Derdengelden van Boels Zanders Advocaten.

Om juridische redenen

We delen persoonsgegevens als we van mening zijn dat openbaarmaking van de gegevens noodzakelijk is om te voldoen aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving, wettelijke procedures of verzoeken van overheidsinstanties.

Wettelijke verplichting

Indien een wettelijke verplichting dit van ons vereist, zullen wij uw persoonsgegevens verstrekken.

Boels Zanders maakt afspraken met de ontvangers van uw persoonsgegevens om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens vertrouwelijk worden behandeld en worden beveiligd.

4. Bewaartermijn

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk, tenzij er een wettelijke plicht op ons rust om uw persoonsgegevens langer te bewaren. Ons basisprincipe is dat wij persoonsgegevens alleen bewaren zo lang dat nodig is om u onze diensten te kunnen leveren. Hierna zullen wij voor zover mogelijk uw persoonsgegevens verwijderen. WWFT gerelateerde gegevens worden 5 jaar na sluiting van het dossier verwijderd. Voor dossiers in zijn algemeenheid geldt dat deze na sluiting voor een periode van 10 jaar worden gearchiveerd en daarna worden vernietigd. Indien u bijvoorbeeld uw e-mailadres heeft verstrekt in verband met het ontvangen van nieuwsbrieven, zullen wij uw e-mailadres specifiek voor dat doel nog wel bewaren.

5. Doorgifte persoonsgegevens buiten de EU

Boels Zanders kan uw persoonsgegevens doorgeven vanuit Nederland naar het Buitenland. Landen binnen de Europese Economische Ruimte (EER) kennen een gelijkwaardig beschermingsniveau van persoonsgegevens als Nederland. Met inachtneming van de algemene eisen uit privacy wet- en regelgeving kunnen wij uw persoonsgegevens doorgeven. Dit kunnen wij bijvoorbeeld doen ten behoeve van een goede bedrijfsvoering.

Buiten de EER zullen wij uw persoonsgegevens enkel doorgeven indien er sprake is van een passend beschermingsniveau. Boels Zanders maakt daarvoor gebruik door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontracten.

6. Uw rechten

U heeft jegens ons een aantal wettelijke rechten: inzage, verbetering of aanvulling, gegevenswissing, beperking van verwerking, overdracht van digitale data en het recht van bezwaar. Hierna lichten wij die rechten toe. Ook leggen we uit hoe u deze rechten jegens ons kunt uitoefenen.

Recht van inzage

Op uw verzoek zullen wij u schriftelijk mededelen of wij persoonsgegevens van u verwerken. Bij uw verzoek dient u zich te identificeren door middel van een kopie van uw rijbewijs of identiteitsdocument. In onze reactie lichten wij toe welke persoonsgegevens wij van u hebben verwerkt of nog verwerken, en geven wij u daar een kopie van. Ook lichten wij toe voor welke doelen de gegevens zijn of worden verwerkt, met wie de gegevens worden gedeeld, hoe lang deze naar verwachting nog zullen worden opgeslagen, en welke overige rechten u geldend kunt maken.

Verbetering of aanvulling

Als u inzage in de verwerking van uw persoonsgegevens hebt ontvangen, kunt u ons verzoeken onjuistheden te verbeteren of onvolledigheden aan te vullen. Wij motiveren onze reactie. Gaan wij tot verbetering over, dan ontvangt u van ons een aanvullende verklaring. Die verklaring ontvangen ook eventuele ontvangers van uw onjuiste of onvolledige gegevens.

Gegevenswissing

U kunt ons verzoeken uw persoonsgegevens in onze systemen te wissen in één of meer van de volgende gevallen:

• de persoonsgegevens zijn niet meer nodig voor de doeleinden waarvoor wij deze hebben verwerkt;
• u trekt uw toestemming voor (verdere) verwerking in; en er is geen andere grondslag voor verwerking meer;
• u maakt gemotiveerd bezwaar, en er zijn geen dwingende redenen om uw bezwaar niet te honoreren;
• de persoonsgegevens zijn onrechtmatig door ons verwerkt;
• wij moeten uw persoonsgegevens op grond van een wettelijke verplichting wissen;
• wij hebben uw gegevens door middel van mobiele telefonie- of internetdiensten verzameld.

Beperking verwerking

Als u een onjuistheid of onvolledigheid in uw persoonsgegevens bij ons hebt gemeld, kunt u ons verzoeken de verwerking te beperken zo lang wij uw verzoek in behandeling hebben. U mag ons ook om beperking van de verwerking van uw gegevens vragen als u van mening bent dat wij uw gegevens onrechtmatig verwerken of deze niet meer nodig hebben, of als u bezwaar tegen (verdere) verwerking daarvan hebt gemaakt. Na ontvangst van uw beperkingsverzoek zullen wij de gegevens alleen nog verwerken na verkregen toestemming of vanwege gewichtige redenen (zoals een gerechtelijke procedure).

Overdracht digitale data

Als u persoonsgegevens aan ons hebt verstrekt in een gestructureerd, gebruikelijk digitaal bestandsformaat, en wij uw gegevens met uw toestemming of in de uitvoering van een overeenkomst met u hebben verwerkt, hebt u het recht ons om een kopie van deze gegevens te vragen. U kunt ons in die gevallen ook vragen uw gegevens rechtstreeks aan een andere dienstverlener door te sturen.

Bezwaar

U mag te allen tijde bewaar maken tegen verwerking van persoonsgegevens die op u betrekking hebben. Dat geldt in het bijzonder voor profielen die wij op basis van uw persoonsgegevens hebben aangemaakt. Wij zullen verwerking van uw gegevens na ontvangst van uw bezwaar staken, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde redenen kunnen aanvoeren die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden.

Verwerken wij uw persoonsgegevens voor direct marketingdoeleinden, dan mag u daar te allen tijde bezwaar tegen maken en zullen wij de verwerking direct staken.

Uitoefenen rechten

Wilt u van één of meer van uw hiervoor opgesomde rechten gebruik maken, dan kunt u contact opnemen met ons via het e-mailadres [email protected]. Boels Zanders zal op uw verzoek binnen 4 weken beslissen, tenzij wij u binnen die termijn laten weten dat wij nog iets meer tijd nodig hebben.

Worden uw persoonsgegevens verwerkt op grond van uw toestemming? Dan heeft u het recht om uw toestemming in te trekken. Eventuele intrekking van uw toestemming laat eerdere verwerkingen op basis daarvan onverlet.

7. Aansprakelijkheid

Ondanks de zorg en aandacht die besteed wordt aan het beheer van deze website, is het mogelijk dat de site onjuiste informatie bevat. Boels Zanders kan niet aansprakelijk gesteld worden voor technische of redactionele fouten die in deze website voorkomen, noch voor eventuele gevolgschade die het resultaat is van het gebruik of het tijdelijk niet beschikbaar zijn van deze website of de links naar de websites van derden.

8. Klachten

Heeft u een klacht over het gebruik van uw persoonsgegevens? Dan wijzen wij u op de klachtenprocedure bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Deze instantie is bevoegd om kennis te nemen van uw klacht.

9. Vragen?

Heeft u nog vragen? Stuur dan een e-mail met uw vraag naar: [email protected].

Deze privacyverklaring is in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring periodiek te actualiseren. De nieuwste versie wordt op deze pagina gepubliceerd.

Versie: mei 2023