Digitaal vergaderen is sinds de uitbraak van COVID-19 steeds meer de norm geworden. Binnen deze ontwikkeling past ook het nieuwe wetsvoorstel van minister Weerwind (rechtsbescherming). Als dit nieuwe wetsvoorstel wordt aangenomen en inwerking treedt, is het voor rechtspersonen permanent mogelijk een volledig digitale algemene vergadering te houden.
Lange tijd bestond er geen wettelijke basis voor volledig digitale algemene vergaderingen. Als gevolg van de COVID-19 pandemie ontstond de noodzaak voor volledig digitale algemene vergaderingen. In het kader daarvan is de Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid aangenomen, op grond waarvan digitaal vergaderen voor rechtspersonen tijdelijk mogelijk werd gemaakt. Deze wet vervalt op 1 februari 2023. Dit betekent dat na deze datum er geen wettelijke basis meer is voor digitaal vergaderen en enkel fysieke of hybride algemene vergaderingen kunnen plaatsvinden.
De mogelijkheden die door de Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid zijn geboden, hebben bij het bedrijfs- en verenigingsleven tot de wens geleid om volledig digitale algemene vergaderingen permanent mogelijk te maken. Het nieuwe wetsvoorstel geeft aan deze wens gehoor. Het gebruik van een volledig digitale algemene vergadering zorgt er onder andere voor dat leden en aandeelhouders van over de hele wereld kunnen deelnemen aan de algemene vergadering zonder te hoeven reizen. Als gevolg hiervan is het niet ondenkbaar dat de vergaderbereidheid van aandeelhouders zal toenemen. Daarnaast zorgt digitaal vergaderen voor een vermindering van het aantal reisbewegingen en kan dit bijdragen aan de duurzaamheidsdoelstellingen van bedrijven. Het wetsvoorstel voorziet ook in een vereenvoudiging voor het versturen van uitnodigingen per e-mail voor algemene vergaderingen.
Aan het houden van een volledig digitale algemene vergadering zijn wel voorwaarden verbonden. Zo moet een digitale vergadering zoveel mogelijk een afspiegeling vormen van een fysieke vergadering en moeten deelnemers ook langs digitale weg volwaardig kunnen participeren. Leden en aandeelhouders moeten met beeld én geluid kunnen deelnemen aan de vergadering en het woord kunnen voeren. Daarnaast moet de algemene vergadering vooraf instemmen met de optie om digitaal te vergaderen en moeten de leden en aandeelhouders digitaal worden geïdentificeerd. Het is ook mogelijk om in de statuten van de rechtspersoon op te nemen dat een algemene vergadering uitsluitend digitaal kan worden gehouden.
Het wetsvoorstel is momenteel open voor consultatie tot en met 6 februari 2023.
