De essentie van de structuurregeling is dat een grote vennootschap, wettelijk verplicht is een raad van commissarissen in te stellen. Deze moet bestaan uit minimaal 3 leden, waarvan één op de drie leden wordt benoemd op bindende voordracht van de ondernemingsraad. De raad van commissarissen dient onder andere bepaalde strategische besluiten van de directie goed te keuren.
Het structuurregime moet bij een Nederlandse vennootschap worden ingevoerd indien 3 jaar achtereenvolgens aan de volgende drie cumulatieve criteria is voldaan en daarvan opgave is gedaan aan het handelsregister:
Als een vennootschap voldoet aan de drie bovengenoemde criteria dient zij dat binnen twee maanden na vaststelling van haar jaarrekening te melden aan het handelsregister. Heeft zij dat eenmaal gedaan, dan moet zij daarna elk jaar in het jaarverslag vermelden of in dat jaar nog steeds aan de betreffende criteria is voldaan. Is dat 3 keer achter elkaar het geval, dan moet de structuurregeling worden toegepast.
Het doen van opgaaf is een “constitutief vereiste” voor de toepassing van het structuurregime. Als geen opgaaf wordt gedaan, terwijl dat wel had gemoeten, is wel sprake van een economisch delict, maar gaat de 3 jaarstermijn niet lopen.
De opgaaf aan het handelsregister moet worden gedaan binnen 2 maanden na vaststelling van de jaarrekening waaruit voor het eerst blijkt dat de betrokken vennootschap aan de eisen voor toepassing van het structuurregime voldoet.
Er hoeft niet elk jaar opnieuw een opgaaf te worden gedaan bij het handelsregister. Indien bijvoorbeeld na vaststelling van de jaarrekening 2017 voor het eerst een opgaaf wordt gedeponeerd, kan in de daarop volgende boekjaren worden volstaan met een vermelding in het jaarverslag, dat er in dat jaar nog steeds aan de betreffende criteria is voldaan. In het jaarverslag van 2017 hoeft dat dus nog niet.
Indien er sprake is van een groep, dient voor iedere vennootschap binnen die groep afzonderlijk bezien te worden of deze voldoet aan de 3 eisen voor toepassing van het structuurregime. Indien namelijk meerdere groepsvennootschappen daaraan voldoen, dient voor deze vennootschappen ook een opgaaf gedaan te worden.
Het structuurregime dient daadwerkelijk toegepast te worden uiterlijk met ingang van de dag waarop de opgaaf gedurende drie jaren onafgebroken is ingeschreven bij het handelsregister.
Voorbeeld: indien op 1 juni 2018 voor het eerst opgaaf is gedaan bij het handelsregister, dienen de statuten van de betrokken vennootschap uiterlijk 1 juni 2021 in overeenstemming te zijn gebracht met de eisen van het structuurregime en dient een RvC geïnstalleerd te zijn.
De opgaaf dient dan wel 3 jaar onafgebroken te zijn ingeschreven. Mocht een vennootschap – bijv. vanwege de verkoop van een deel van de onderneming – in 2019 of 2020 niet meer voldoen aan de eisen voor toepassing van het structuurregime, dan dient de opgaaf te worden doorgehaald en begint de termijn pas weer opnieuw te lopen zodra weer een nieuwe opgaaf aan het handelsregister is gedaan.
Uiteindelijk zal het structuurregime op het hoogste niveau binnen het concern in Nederland ingevoerd moeten worden. Stel dat de moedervennootschap gedurende 3 jaar na de eerste opgave aan alle criteria heeft voldaan, dan moet de structuurregeling straks bij die vennootschap toegepast worden. De vennootschappen die ‘daaronder hangen’ zijn dan vanaf dat moment automatisch vrijgesteld.
Zolang echter niet daadwerkelijk het structuurregime is doorgevoerd binnen de groep, dienen alle vennootschappen die aan de hierboven genoemde eisen voldoen, een opgaaf te doen bij het handelsregister indien zij aan die 3 vereisten voldoen.
Nederland kent een “volledig” en een “verzwakt” regime. Het enige verschil is dat bij het volledige regime de leden van het bestuur worden benoemd en ontslagen door de RvC terwijl dat bij het verzwakte regime voorbehouden blijft aan de aandeelhouders.
Het verzwakt regime mag o.a. worden toegepast als de betrokken vennootschap onderdeel is van een “internationaal” concern waarvan de meeste medewerkers buiten Nederland werkzaam zijn. Er zijn daarnaast volledige vrijstellingen mogelijk, onder andere wanneer hoger in het concern binnen Nederland al wordt voldaan aan de structuurregeling.
Zodra het structuurregime daadwerkelijk is doorgevoerd, dienen bij die vennootschap een aantal strategische besluiten van het bestuur wettelijk (art. 2:274 lid 1 BW) aan de goedkeuring van de raad van commissarissen onderworpen te zijn.
