Het circulaire vinkje is verleden tijd: zo integreer je circulariteit in je aanbesteding

Wie de Aanbestedingswet of de Europese aanbestedingsrichtlijn erop naslaat, zal het woord circulariteit niet tegenkomen. Dat betekent niet dat het aanbestedingsrecht daarvoor geen ruimte biedt. Integendeel: volgens Vera en Loes zijn er gedurende het hele aanbestedingsproces momenten waarop opdrachtgevers circulaire ambities kunnen meenemen. ‘Vaak wordt onterecht gedacht dat aanbestedingsregels vooral beperken’, zegt Loes. ‘Maar ze bieden juist veel ruimte om innovatie, en dus circulariteit, aan te jagen.’ Dat is niet onbelangrijk, want de overheid is bijvoorbeeld nog altijd de grootste inkoper van werken, diensten en leveringen in Nederland. De keuzes die vandaag in aanbestedingen worden gemaakt, bepalen in belangrijke mate welke innovaties morgen de kans krijgen om door te groeien. ‘De overheid kan daarin echt de sneeuwbal aan het rollen brengen.’

Vroeg beginnen loont

Dat begint volgens beide advocaten al ruim voordat een aankondiging van de overheidsopdracht of concessie verschijnt. Vera: ‘Circulaire eisen krijgen vorm bij het opstellen van de aanbestedingsstukken: dat is hét moment waarop je vastlegt wat je concreet van de winnende inschrijver verwacht. Weet je op dat moment nog niet precies welke eisen, criteria of voorwaarden proportioneel en meetbaar zijn, dan kun je als aanbestedende dienst een marktconsultatie of marktverkenning overwegen.’ Die wordt nog regelmatig gezien als een formele of onnodige stap voorafgaand aan de aanbestedingsprocedure, terwijl het volgens Vera vooral een kans is om kennis uit de markt op te halen. ‘De ontwikkelingen gaan ontzettend snel. Denk aan nieuwe materialen, innovatieve bouwmethoden of andere manieren van hergebruik. Marktpartijen beschikken vaak over kennis die je als opdrachtgever nog niet hebt. Door daar vooraf over in gesprek te gaan, krijg je een veel beter beeld van wat er mogelijk is en hoe je een uitvraag het best kunt inrichten.’

Dat gesprek is bedoeld om vroegtijdig te kijken welke oplossingen de markt te bieden heeft, waarmee je voorkomt dat je later eisen stelt die onbedoeld goede initiatieven uitsluiten. ‘Je benut de kennis die in de markt aanwezig is en kunt je uitvraag daar beter op laten aansluiten.’ Diezelfde ruimte zit volgens Loes ook in de technische specificaties. Opdrachtgevers zijn vaak geneigd om precies voor te schrijven hoe een oplossing eruit moet zien, waarmee de ruimte voor innovatie kleiner wordt dan nodig is. ‘Je kunt heel gedetailleerd omschrijven welke installatie je wilt hebben, maar je kunt ook beschrijven welk resultaat je wilt bereiken. Dan geef je de markt de vrijheid om zelf met de beste oplossing te komen. Leveranciers zijn dagelijks bezig met de ontwikkelingen en komen soms met oplossingen waar je als opdrachtgever zelf nog niet aan hebt gedacht.’

‘Je benut de kennis die in de markt aanwezig is en kunt je uitvraag daar beter op laten aansluiten.’

Vera zag dat terug bij een project waarbij een opdrachtgever wilde inzetten op bouwen met meerdere circulaire specificaties vanwege een lagere footprint. Een mooie gedachte, maar tijdens gesprekken met de markt bleek dat het samenstel van de beoogde circulaire specificaties leidde tot een kortere levensduur waardoor het product sneller weer aan vervanging toe zou zijn. De circulaire intenties waren goed, maar de specificaties die de aanbesteder aanvankelijk voor ogen had, paste niet helemaal bij dit ene project en zouden in de kwestie juist averechts hebben gewerkt. ‘Op papier lijkt een oplossing soms heel logisch, terwijl de praktijk iets anders laat zien. Dat is precies waarom het waardevol is om de kennis uit de markt zo vroeg mogelijk te benutten. Als eisen in de praktijk onwerkbaar of onrealistisch blijken te zijn, leidt dat vaak tot mislukte aanbestedingen, onnodige kostenverhogingen of juridische geschillen in de uitvoering.’

Ervaring is geen blauwdruk

Ook tijdens de selectie- en gunningsfase zijn er volop kansen om circulariteit verder vorm te geven. Daarbij is het wel belangrijk om deze twee fasen scherp uit elkaar te houden. Geschiktheidseisen kijken terug; ze toetsen of een gegadigde of inschrijver, op basis van ervaring uit het verleden, geschikt is om de opdracht uit te voeren. Gunningscriteria kijken juist vooruit en beoordelen wat de inschrijver voor déze opdracht concreet op tafel legt. Het draait dus niet alleen om de vraag óf een ondernemer ervaring heeft met circulair bouwen, maar vooral ook om de vraag hoe die ondernemer circulariteit vertaalt naar een concreet, uitvoerbaar aanbod voor deze specifieke opdracht. ‘De markt blijft zich volop ontwikkelen’, zegt Loes. ‘Als je nu alleen bedrijven selecteert die al heel veel circulaire projecten hebben uitgevoerd, sluit je misschien juist partijen uit die met vernieuwende ideeën of technieken komen. Je wilt ruimte bieden aan innovatie, maar tegelijkertijd voldoende zekerheid houden dat een partij de opdracht goed kan uitvoeren. Dat vraagt om een zorgvuldige afweging.’

Die afweging verschilt per aanbesteding. Volgens Vera en Loes bestaat er dan ook geen blauwdruk voor circulair aanbesteden. De ene opdracht vraagt om meer circulaire eisen in de selectiefase, terwijl het bij een andere opdracht juist beter is om de circulaire nadruk te leggen in de gunningscriteria of uitvoeringsvoorwaarden. ‘Het gaat er niet om dat je aan alle knoppen draait’, vertelt Vera. ‘Het gaat erom dat je vooraf bewust bepaalt welke keuzes passen bij de opgave waarvoor je staat.’

De rol van AI in aanbestedingsprocessen

Bij de beoordeling van plannen van aanpak speelt inmiddels ook een andere ontwikkeling: AI. Waar AI kan helpen bij het opstellen van inschrijvingen, zoals het schrijven van een plan van aanpak of aanbestedingsdocumenten, zien Vera en Loes ook nieuwe risico’s ontstaan. Vera: ‘Een tekst kan er dankzij AI heel overtuigend uitzien, en ze gaan daardoor steeds meer op elkaar lijken. Maar dat betekent nog niet automatisch dat de inhoud aansluit bij de opdracht of dat een partij ook werkelijk kan leveren wat wordt beloofd.’ Loes benadrukt hoe belangrijk het is om steeds meer te vragen naar praktijkvoorbeelden in plaats van alleen naar een visie. Dit moet ook in het contract worden vastgelegd, zodat wat is uitgevraagd en waarmee is ingeschreven daadwerkelijk wordt toegepast. ‘Het draait uiteindelijk om de uitvoering. Als je circulaire ambities hebt, moet je ook nadenken over de manier waarop je die tijdens de looptijd van het contract blijft volgen.’ Denk aan het monitoren van prestaties, afspraken over onderhoud, het terugnemen van materialen of het stimuleren van hergebruik. ‘Zo maak je circulariteit onderdeel van de samenwerking gedurende de hele looptijd van het project.’

Vera en Loes zien dat de markt uit zijn schulp aan het kruipen is en dat de gesprekken inmiddels veranderen. ‘De tijd dat je verplicht een vinkje achter circulariteit zette, is voorbij’, zegt Loes. ‘De vraag is niet langer óf opdrachtgevers circulair willen inkopen, maar hoe je dat zo aanpakt dat je uiteindelijk ook echt krijgt wat je hebt afgesproken. Die verschuiving vraagt niet alleen iets van aanbestedende diensten, maar ook van de markt zelf.’ Voor ondernemers is het volgens Vera belangrijk om nu al na te denken over de rol die circulariteit binnen hun organisatie speelt. ‘Je ziet dat de markt zich snel ontwikkelt. Bedrijven die vandaag nadenken over circulaire oplossingen, sluiten beter aan bij de vragen van opdrachtgevers van morgen. Dat maakt dit hét moment om aan te haken.’

De advocaten zijn het eens: ‘Circulariteit hoeft geen apart hoofdstuk in een aanbesteding te zijn. Zie het als een rode draad die door het hele proces kan lopen. Als je op de juiste momenten aan de juiste knoppen draait, ontstaat er ruimte voor oplossingen die niet alleen duurzamer zijn, maar uiteindelijk ook beter aansluiten bij de opgave waar opdrachtgevers voor staan.’