So bleibt Datenschutz im Bildungswesen praktikabel

Zu vorsichtig

Laut Nicole Niessen, die Partnerin bei Boels Zanders und im Bereich Bildungsrecht tätig ist, und Sharinne Ibrahim, die bei Boels Zanders auf Datenschutzrecht spezialisiert ist, taten sich Bildungseinrichtungen schwer mit der DSGVO. Unterstützung erhielten Sie sowohl von juristischer Seite als auch aus der Branche selbst. Nicole Niessen: „Das Bildungswesen hat im Bereich Datenschutz schnell dazugelernt – nicht nur im Zusammenhang mit der DSGVO, sondern beispielsweise auch wegen der Coronakrise. In dieser Zeit wurde plötzlich verstärkt digital und online unterrichtet und mussten auch Prüfungen online beaufsichtigt werden.“

Aber die Branche schreckt auch ein Stück weit vor den vielen Datenschutzbestimmungen zurück. „Die Einrichtungen sind an mancher Stelle sogar zu vorsichtig geworden. Damit machten sie es für ihre Mitarbeitenden manchmal komplizierter als nötig, meint Sharinne Ibrahim. Sie rät daher den Bildungseinrichtungen, stets über ihre Rechte, Pflichten und Position informiert zu sein, mit oder ohne spezialisierte juristische Hilfe. Konkret haben Nicole Niessen und Sharinne Ibrahim vier Tipps:

1. Eine Einwilligung ist nicht immer erforderlich

„Bildungseinrichtungen holen in der Regel gerne die Einwilligung zur Erhebung, Speicherung und Übermittlung von personenbezogenen Daten ein. Dies ist verständlich, da sie auf der Grundlage des gegenseitigen Vertrauens mit Schülerinnen und Schülern, Studierenden, Eltern und anderen Beteiligten arbeiten. Sie sollten aber daran denken, dass die Einwilligung der letzte Schritt ist. Denn wenn sie nicht erteilt oder widerrufen wird, gibt es nichts mehr, worauf sie zurückgreifen können.“

Deshalb sollten Sie sich zunächst genau überlegen, warum Sie als Bildungseinrichtung bestimmte Daten benötigen. Müssen Sie sie abfragen? Prüfen Sie auch, ob Sie gesetzlich verpflichtet sind, die Daten abzufragen. Wenn ja, brauchen Sie keine Einwilligung. Versuchen Sie also, sich von der Grundannahme, eine Einwilligung sei immer erforderlich, zu lösen. Erklären Sie aber immer deutlich, was Sie tun und warum Sie das tun.

2. Schwierige Situation? Seien Sie informiert über Ihre Rechte und Pflichten

„Parteien können manchmal auf recht zwanghafte Weise verlangen, dass Bildungseinrichtungen Informationen weitergeben oder nicht weitergeben. Beispielsweise Eltern, die sich scheiden lassen. In einer solchen Situation ist es wichtig, bei der Bereitstellung von Daten sauber vorzugehen und die Rechtslage der Beteiligten sorgfältig zu prüfen. Denn wenn beide Eltern das Sorgerecht haben, müssen sie gleichermaßen über die schulische Entwicklung ihres Kindes informiert werden.

Auch Behörden wie die Polizei können personenbezogene Daten anfordern. Dazu müssen sie einen konkreten und rechtsgültigen Antrag stellen. Als Bildungseinrichtung kann es schwierig sein, hier den Überblick zu behalten, weil Sie nicht täglich damit zu tun haben. Aber Sie als Bildungseinrichtung sind in der Regel in einer stärkeren Position, als Sie denken. Versuchen Sie nach Möglichkeit, Ruhe zu bewahren und sich über Ihre Rechte und Pflichten zu informieren.

3. Übernehmen Sie nicht zu viel Verantwortung

“Onderwijsinstellingen werken vaak samen met ketenpartners. Daarbij leggen ze al snel de verantwoordelijkheid voor de verwerking van persoonsgegevens bij zichzelf. We zien regelmatig dat ze een verwerkersovereenkomst afsluiten met de partner, terwijl er eigenlijk een samenwerkingsovereenkomst gemaakt zou moeten worden. Daarin hebben partners veel meer een gezamenlijke verantwoordelijkheid om de privacy te borgen.” Blijf dus ook bij samenwerkingen scherp op uw eigen rol en positie, en de rechten en plichten die deze met zich meebrengen.

4. Kontinuierlicher Prozess

Sharinne Ibrahim findet, dass Bildungseinrichtungen seit der Einführung der DSGVO eine steile Lernkurve vollzogen haben. „Es hab einfach eine Flut an neuen Vorschriften und Verfahren, Informationen und Gesprächen über den Datenschutz. Und das hat sich bis heute nicht geändert.“ Privatsphäre und Datenschutz, sagt sie, sind ein fortlaufender Prozess, bei dem es am Ball zu bleiben gilt.

„Das gilt insbesondere angesichts von Entwicklungen in den Bereichen Online-Prüfungen und deren Beaufsichtigung, hybrides Lernen und immersive Technologien auf der Grundlage von Virtual Reality. Da ist zudem die Nutzung von Tools wie Zoom und Produkten von Microsoft, die kürzlich in die Kritik geraten sind. Es gilt, aufmerksam zu sein und zu bleiben, denn der Datenschutz bleibt auch im Bildungsbereich ein wichtiges Gesprächsthema.“