Welke werkgevers moeten een interne meldingsregeling hebben?
De WHvk is op 1 juli 2016 in werking getreden. De WHvk heeft als doel om maatschappelijke misstanden aan het licht te brengen door melders van een vermoeden van een misstand te beschermen. Onder de WHvk en de Wbk dienen de volgende werkgevers een interne meldingsregeling voor een vermoeden van een misstand te hebben:
- bedrijven met meer dan 50 werknemers1;
- gemeenten met meer dan 10.000 inwoners; en
- Wwft-plichtige organisaties.2
Onder de Wbk zijn werkgevers verplicht hun interne meldingssysteem naast vermoedens van misstanden uit te breiden tot inbreuken op een veelvoud van gebieden van Europees recht.3 Ook dient worden er meer en hogere eisen gesteld aan de interne meldingsregeling en de bescherming van klokkenluiders.
Mogelijkheid gezamenlijke meldingsregeling
De Wbk biedt de mogelijkheid middelen voor het ontvangen van meldingen en het onderzoek naar meldingen te delen en zo kosten te besparen voor:
- werkgevers in de private sector met 50 tot 249 werknemers, en;
- gemeenten of openbare lichamen in de zin van artikel 8 lid 1 Wet gemeenschappelijke regelingen.
Waar moet een interne meldingsregeling aan voldoen?
Artikel 2 lid 1 Wbk verplicht een werkgever die een intern meldingsregeling dient te hebben om in deze regeling te beschrijven:
- Op welke wijze met de interne melding wordt omgegaan;
- wanneer er sprake is van een vermoeden van een misstand (waaronder een inbreuk op het Unierecht) op basis van de definities van de Wbk;
- bij welke daartoe aangewezen onafhankelijke functionaris(sen) er gemeld kan worden en welke functionarissen hier zorgvuldige opvolging aan kunnen geven;
- dat de werknemer een adviseur in vertrouwen kan raadplegen;
- dat een melder binnen zeven dagen na ontvangst van een melding een ontvangstbevestiging krijgt;
- dat binnen een redelijke termijn van ten hoogste drie maanden na verzending van de ontvangstbevestiging aan de melder informatie wordt verstrekt over de beoordeling en voor zover van toepassing de opvolging van de melding.
De werkgever dient de bij hem werkzame personen schriftelijk of elektronisch te informeren over de interne en externe meldingsprocedure en hen te wijzen op hun rechtsbescherming bij het doen van een melding. Verder dienen interne meldingen in een daarvoor bestemd register geregistreerd te worden.
Wie kan een melding doen?
Een melding kan worden gemaakt door een natuurlijk persoon die in zijn werk gerelateerde activiteiten een vermoeden van een misstand heeft. Dit kunnen bijvoorbeeld werknemers, ambtenaren, zelfstandigen, vrijwilligers, stagiaires, sollicitanten, aannemers, aandeelhouders, bestuurders of leveranciers zijn. De werkgever heeft zelf de mogelijkheid om de interne meldingsregeling open te stellen voor derden, zoals leveranciers of afnemers.
Interne en externe melding en openbaarmaking
Het uitgangspunt is dat er eerst een interne melding wordt gemaakt bij de werkgever zelf. Als de interne meldingsprocedure niet functioneert of redelijkerwijs wordt verwacht dat deze niet functioneert, kan een klokkenluider rechtstreeks extern bij een bevoegde autoriteit als bedoeld in artikel 2c Wbk melden. Het Huis voor klokkenluiders is bijvoorbeeld zo’n autoriteit. De bevoegde autoriteit kan vervolgens op basis van de Wbk onafhankelijk onderzoek doen naar het vermoeden van een misstand. Een klokkenluider kan in een uiterste geval ook een vermoeden van een misstand openbaar maakt, indien:
- hij redelijke gronden heeft om aan te nemen dat de gemelde informatie over het vermoeden van een misstand op het moment van de openbaarmaking juist is;
- hij bij de werkgever en de externe autoriteit redelijke gronden heeft om aan te nemen dat het onderzoek onvoldoende voortgang heeft; of
- er sprake is van bijzondere omstandigheden in de vorm van:
- een reëel (dreigend) gevaar voor het algemeen belang;
- een risico op benadeling bij een externe melding; of
- onwaarschijnlijkheid dat de misstand doeltreffend wordt verholpen.
Welke bescherming wordt geboden?
Ter bescherming van klokkenluiders en derden die met klokkenluider verbonden zijn, zoals zijn vertrouwenspersoon, collega’s en familie, worden de volgende maatregelen geïntroduceerd:
- nietigheid van zwijgbedingen in verband met (dreigende) misstanden;
- verbod op benadeling en omkering van de bewijslast naar de werkgever;
- recht op ondersteuningsmaatregelen zoals onafhankelijke informatie, kosteloze adviezen, effectieve ondersteuning van bevoegde autoriteiten en rechtsbijstand;
- vrijwaring van bepaalde procedures in verband met bijvoorbeeld verboden informatieverwerving, laster, schending auteursrechten of bescherming persoonsgegevens;
- specifieke geheimhoudingsverplichtingen voor de behandelaars van de melding; en
- sancties voor het tegenwerken van de melder of het onderzoek.
De rol van de ondernemingsraad
Voor werkgevers die hun interne meldingsregeling willen aanpassen op basis van de Wbk, is het van belang om rekening te houden met de rol van de ondernemingsraad voor zover deze aanwezig is. De ondernemingsraad heeft namelijk een instemmingsrecht bij procedures voor het melden van een vermoeden van een misstand binnen de organisatie.4 Ook als een (al dan niet verplichte) ondernemingsraad ontbreekt, dient de personeelsvertegenwoordiging of, bij gebrek daaraan, meer dan de helft van het personeel in te stemmen met de interne meldingsregeling.
Wanneer treedt de Wbk in werking?
De Wbk is op 28 februari 2023 in werking getreden. Vanaf deze datum moeten werkgevers aldus de Wbk toepassen. Werkgevers in de private sector met 50 tot 249 werknemers moeten vanaf 17 december 2023 aan de nieuwe eisen te voldoen.
Heeft u vragen over de Wet bescherming klokkenluiders of heeft u hulp nodig bij het totstandbrenging of wijzigen van uw interne meldingsregeling, neem dan contact met ons op.
