Kreislaufwirtschaft ist mehr als ein Häkchen: So integrieren Sie Circularity in Ihre Ausschreibung

Nach Ansicht der advocaten Vera Brouns und Loes Vissers liegt die Antwort weder in einer einzelnen Anforderung an die Kreislaufwirtschaft noch in einem zusätzlichen Bestandteil der Ausschreibung. „Die Ziele der Kreislaufwirtschaft können sich wie ein roter Faden durch das gesamte Vergabeverfahren ziehen – von der Marktkonsultation bis hin zur Durchführung des Vertrags.“

Wer einen Blick in das niederländische Vergabegesetz (Aanbestedingswet) oder die europäische Vergaberichtlinie wirft, wird den Begriff Kreislaufwirtschaft dort nicht finden. Das bedeutet jedoch nicht, dass das Vergaberecht dafür keinen Spielraum bietet. Im Gegenteil: Nach Ansicht von Vera und Loes gibt es während des gesamten Vergabeverfahrens zahlreiche Möglichkeiten, die Ziele der Kreislaufwirtschaft zu berücksichtigen.

„Oft wird fälschlicherweise angenommen, dass Vergabevorschriften vor allem Einschränkungen mit sich bringen“, erklärt Loes. „Dabei bieten sie gerade viel Spielraum, um Innovationen und damit auch die Kreislaufwirtschaft voranzutreiben.“

Das ist von großer Bedeutung, denn die öffentliche Hand ist in den Niederlanden nach wie vor der größte Auftraggeber für Bauleistungen sowie Dienstleistungen und Lieferungen. Die Entscheidungen, die heute bei Ausschreibungen getroffen werden, bestimmen maßgeblich, welche Innovationen morgen die Chance erhalten, sich weiterzuentwickeln und am Markt zu etablieren. „Die öffentliche Hand kann hier wirklich den Stein ins Rollen bringen.“

Frühzeitig beginnen lohnt sich

Nach Ansicht der beiden advocaten beginnt dieser Prozess bereits lange vor der Veröffentlichung einer Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung. Vera erklärt: „Anforderungen an die Kreislaufwirtschaft werden bei der Erstellung der Vergabeunterlagen konkretisiert. Genau zu diesem Zeitpunkt legt man fest, was vom erfolgreichen Bieter erwartet wird. Wenn zu diesem Zeitpunkt noch nicht klar ist, welche Anforderungen, Kriterien oder Bedingungen verhältnismäßig und messbar sind, kann die Vergabestelle eine Marktkonsultation oder Markterkundung in Betracht ziehen.“

Eine solche Konsultation wird häufig noch als formaler oder unnötiger Schritt vor Beginn des Vergabeverfahrens betrachtet. Dabei bietet sie laut Vera vor allem die Möglichkeit, wertvolles Wissen aus dem Markt zu gewinnen.

„Die Entwicklungen schreiten unglaublich schnell voran. Denken Sie an neue Materialien, innovative Bauverfahren oder alternative Möglichkeiten der Wiederverwendung. Marktteilnehmer verfügen häufig über Fachwissen, das öffentliche Auftraggeber selbst noch nicht besitzen. Wer frühzeitig das Gespräch mit ihnen sucht, erhält ein viel besseres Bild davon, was möglich ist und wie sich eine Ausschreibung am besten gestalten lässt.“

Ziel dieses Austauschs ist es, frühzeitig herauszufinden, welche Lösungen der Markt bietet. So lässt sich vermeiden, dass später Anforderungen gestellt werden, die vielversprechende Initiativen unbeabsichtigt ausschließen. „Man nutzt das vorhandene Fachwissen des Marktes und kann die Ausschreibung besser darauf abstimmen.“

Nach Ansicht von Loes bietet sich derselbe Spielraum auch bei den technischen Spezifikationen. Auftraggeber neigen häufig dazu, sehr genau vorzuschreiben, wie eine Lösung auszusehen hat. Dadurch wird der Raum für Innovationen unnötig eingeschränkt.

„Man kann bis ins kleinste Detail beschreiben, welche Anlage man haben möchte. Man kann aber auch festlegen, welches Ergebnis erreicht werden soll. Damit gibt man den Marktteilnehmern die Freiheit, selbst die beste Lösung zu entwickeln. Anbieter beschäftigen sich täglich mit neuen Entwicklungen und kommen manchmal auf Lösungen, an die man als Auftraggeber selbst noch gar nicht gedacht hat.“

‘Man nutzt das vorhandene Fachwissen des Marktes und kann die Ausschreibung besser darauf abstimmen.‘

Vera hat dies bei einem Projekt selbst erlebt, bei dem ein Auftraggeber verschiedene Anforderungen an die Kreislaufwirtschaft beim Bauen berücksichtigen wollte, um den ökologischen Fußabdruck zu verringern. Ein sinnvoller Ansatz, doch in Gesprächen mit Marktteilnehmern stellte sich heraus, dass die Kombination der vorgesehenen Anforderungen zu einer kürzeren Lebensdauer des Produkts geführt hätte. Dadurch wäre ein früherer Austausch erforderlich gewesen.

Die Ziele der Kreislaufwirtschaft waren zwar gut gemeint, doch die ursprünglich vom Auftraggeber vorgesehenen Spezifikationen passten nicht vollständig zu diesem konkreten Projekt und hätten letztlich sogar das Gegenteil bewirkt.

„Auf dem Papier erscheint eine Lösung manchmal völlig logisch, während sich in der Praxis ein anderes Bild zeigt. Genau deshalb ist es so wertvoll, das Fachwissen des Marktes möglichst frühzeitig einzubeziehen. Wenn sich Anforderungen in der Praxis als nicht umsetzbar oder unrealistisch erweisen, führt dies häufig zu gescheiterten Vergabeverfahren, unnötigen Kostensteigerungen oder rechtlichen Auseinandersetzungen bei der Vertragsdurchführung.“

Erfahrung ist keine Blaupause

Auch während der Eignungsprüfung und der Zuschlagsphase bieten sich zahlreiche Möglichkeiten, die Kreislaufwirtschaft stärker zu berücksichtigen. Dabei ist es jedoch wichtig, klar zwischen diesen beiden Phasen zu unterscheiden. Eignungsanforderungen sind rückblickend ausgerichtet: Sie dienen dazu, anhand bisheriger Erfahrungen zu prüfen, ob ein Bewerber oder Bieter für die Ausführung des Auftrags geeignet ist. Zuschlagskriterien hingegen sind zukunftsorientiert und bewerten, was der Bieter konkret für den jeweiligen Auftrag anbietet.

Es geht also nicht nur darum, ob ein Unternehmen bereits Erfahrungen mit zirkulärem Bauen gesammelt hat, sondern vor allem darum, wie es die Grundsätze der Kreislaufwirtschaft in ein konkretes, umsetzbares Angebot für den jeweiligen Auftrag überträgt.

„Der Markt entwickelt sich ständig weiter“, erklärt Loes. „Wenn man ausschließlich Unternehmen auswählt, die bereits zahlreiche zirkuläre Projekte umgesetzt haben, schließt man möglicherweise gerade diejenigen aus, die innovative Ideen oder Technologien mitbringen. Einerseits möchte man Raum für Innovationen schaffen, andererseits muss ausreichend sichergestellt sein, dass ein Unternehmen den Auftrag ordnungsgemäß ausführen kann. Das erfordert eine sorgfältige Abwägung.“

Diese Abwägung fällt bei jedem Vergabeverfahren anders aus. Nach Ansicht von Vera und Loes gibt es daher keine allgemeingültige Blaupause für eine kreislauforientierte Beschaffung. Bei manchen Aufträgen ist es sinnvoll, bereits bei der Eignungsprüfung verstärkt Anforderungen an die Kreislaufwirtschaft zu stellen. Bei anderen empfiehlt es sich dagegen, den Schwerpunkt auf entsprechende Zuschlagskriterien oder Ausführungsbedingungen zu legen.

„Es geht nicht darum, alle verfügbaren Möglichkeiten auszuschöpfen“, erklärt Vera. „Entscheidend ist, dass man sich im Vorfeld bewusst überlegt, welche Entscheidungen am besten zu den konkreten Anforderungen und Herausforderungen des jeweiligen Auftrags passen.“

Die Rolle von KI in Vergabeverfahren

Bei der Bewertung von Konzepten und Umsetzungsvorschlägen spielt inzwischen auch eine weitere Entwicklung eine wichtige Rolle: künstliche Intelligenz (KI). Während KI bei der Erstellung von Angeboten, beispielsweise beim Verfassen von Umsetzungskonzepten oder Ausschreibungsunterlagen, unterstützen kann, sehen Vera und Loes darin auch neue Risiken.

„Dank KI kann ein Text sehr überzeugend wirken. Gleichzeitig ähneln sich die eingereichten Konzepte dadurch immer stärker“, erklärt Vera. „Das bedeutet jedoch nicht automatisch, dass die Inhalte tatsächlich zum jeweiligen Auftrag passen oder dass ein Bieter auch wirklich leisten kann, was er verspricht.“

Loes betont, wie wichtig es ist, zunehmend konkrete Praxisbeispiele einzufordern, anstatt sich ausschließlich auf allgemeine Konzepte und Visionen zu verlassen. Die entsprechenden Zusagen müssen zudem vertraglich festgehalten werden, damit die ausgeschriebenen und im Angebot zugesagten Leistungen tatsächlich umgesetzt werden. „Letztlich kommt es auf die Umsetzung an. Wer Ziele im Bereich der Kreislaufwirtschaft verfolgt, muss sich auch Gedanken darüber machen, wie deren Einhaltung während der gesamten Vertragslaufzeit überwacht werden kann.“

Dazu gehören beispielsweise die Überwachung der vereinbarten Leistungen, Regelungen zur Wartung, die Rücknahme von Materialien oder die Förderung der Wiederverwendung „So wird die Kreislaufwirtschaft während der gesamten Projektlaufzeit zu einem festen Bestandteil der Zusammenarbeit.“ Vera und Loes beobachten, dass die Marktteilnehmer zunehmend aus ihrer Zurückhaltung heraustreten und sich die Gespräche mittlerweile verändern.

„Die Zeiten, in denen man bei der Kreislaufwirtschaft lediglich ein Häkchen setzen musste, sind vorbei“, erklärt Loes. „Die Frage ist längst nicht mehr, ob öffentliche Auftraggeber kreislauforientiert beschaffen möchten, sondern wie sie dabei vorgehen müssen, damit am Ende tatsächlich das geliefert wird, was vereinbart wurde. Dieser Wandel stellt nicht nur neue Anforderungen an die Vergabestellen, sondern auch an die Marktteilnehmer selbst.“

Nach Ansicht von Vera ist es für Unternehmen wichtig, sich bereits heute mit der Rolle der Kreislaufwirtschaft innerhalb ihrer eigenen Organisation auseinanderzusetzen. „Der Markt entwickelt sich rasant. Unternehmen, die sich heute mit zirkulären Lösungen beschäftigen, sind besser darauf vorbereitet, die Anforderungen der Auftraggeber von morgen zu erfüllen. Deshalb ist genau jetzt der richtige Zeitpunkt, sich mit diesem Thema auseinanderzusetzen.“

Die beiden advocaten sind sich einig: „Die Kreislaufwirtschaft muss kein separates Kapitel in einer Ausschreibung sein. Vielmehr sollte sie als roter Faden durch das gesamte Vergabeverfahren führen. Wenn man zum richtigen Zeitpunkt die richtigen Entscheidungen trifft, entsteht Raum für Lösungen, die nicht nur nachhaltiger sind, sondern letztlich auch besser zu den konkreten Herausforderungen der Auftraggeber passen.“